FOIA

Soluzioni mirate al supporto dei progetti di attivazione della trasparenza degli atti delle Pubbliche Amministrazioni verso i cittadini

Contesto

Nel giugno 2016, il Governo ha adottato il decreto legislativo n. 97 del 25 maggio 2016 che – modificando il decreto 33/2013 in materia di trasparenza – ha introdotto un nuovo diritto di accesso generalizzato, sul modello del Freedom of Information Act (FOIA), esercitabile da chiunque (senza bisogno di detenere alcun interesse qualificato) su tutti i dati e i documenti presenti negli archivi delle pubbliche amministrazioni.
Per consentire alle amministrazioni di adeguare i propri archivi e le proprie procedure, il legislatore ha previsto un termine di sei mesi per rendere davvero esercitabile questo diritto (dicembre 2016)

Benefici attesi

La Pubblica Amministrazione dovrà essere in grado di indirizzare le seguenti funzionalità:

  • Presentazione dell’istanza di accesso
  • Apertura del procedimento
  • Individuazione delle fonti e ricerca dei contenuti
  • Gestione del processo di analisi
  • Gestione del processo di approvazione (o rigetto / limitazione) e di quello di eventuale oscuramento (vedi linee guida ANAC)
  • Preparazione ed invio del fascicolo di risposta
  • Tracciamento e produzione di reportistica e statistiche aggregate

Soluzioni IBM

La famiglia del software IBM Enterprise Content Management è capace di indirizzare le funzionalità richieste.

IBM Case Manager gestisce i processi di richiesta e traccia gli stati attraversati dal processo stesso.

Dettagli Funzioni

Apertura del procedimento

  • Con la definizione dei relativi attibuti di gestione (data di presentazione, livelli di accesso, etc.)
  • Creazione (eventuale) di fascicolo centralizzato per la gestione di richieste di accesso cross-amministrazione
Individuazione delle fonti e ricerca dei contenuti
  • Ricerca in interoperabilità con puntatori a fonti esterne
  • Raccolta e selezione delle fonti per il reperimento dei contenuti
  • Raggruppamento e categorizzazione dei contenuti per la creazione di un primo draft da analizzare / approvare
Gestione del processo di analisi
  • Popolamento del fascicolo con le informazioni raccolte e messa a disposizione di un ambiente strutturato di gestione per I necessari successivi approfondimenti
  • Attivazione del workflow di gestione con il coinvolgimento dei vari funzionari interessati e dei necessari livelli di approvazione
  • Verifica se una domanda pregiudica concretamente I diritti di un terzo
  • Selezione dei documenti autorizzati alla procedura di accesso (e relativa eventuale procedura di oscuramento / redaction)
Gestione del processo del processo di approvazione (o rigetto / limitazione / oscuramento)
  • Distribuzione dei documenti ai revisori per eventuale marcatura delle parti da oscurare
  • Attivazione del processo di marcatura per la successive fase di oscuramento garantendo la tracciabilità e il controllo delle attività
  • Oscuramento delle parti marcate con relative tracciamento delle attività
Preparazione ed invio del fascicolo di risposta
  • Predisposizione della documentazione per la pubblicazione / invio, comprensiva dei dati di controllo e verifica (log)
  • Distribuzione documento finale
Tracciamento e produzione di reportistica e statistiche aggregate