Gestione pratiche/processi amministrativi

Contesto

  • Gestione pratiche e processi amministrativi ad esse collegate.
  • Integrazione componente di gestione documentale (elettronica e/o cartacea) e componente di gestione del procedimento di lavorazione (WF) per inoltro pratica e documenti a uffici competenti.
  • Configurazione livelli di visibilità dei documenti.
  • Sistema di monitoraggio operativo e gerarchico delle attività.
  • Modifica dinamica regole instradamento al variare delle normative vigenti.

  • Traccia delle attività fornendo diversi livelli di dettaglio con visibilità profilata per funzioni responsabili

Benefici attesi

  • Ottimizzazione del personale: attraverso un cruscotto di monitoraggio operativo (KPI) i responsabili degli uffici possono assegnare dinamicamente il personale alle attività in funzione dei carichi di lavoro e delle scadenze previste
  • Trasparenza della PA: è possibile visualizzare, con diversi dettagli, qualsiasi attività (chi, cosa, quando) che è stata eseguita e che verrà eseguita sulla pratica (normativa FOIA).
  • Tempo ridotto per rilascio di nuovi tipi di procedimento: la soluzione permette il disegno e il rilascio in produzione in tempi estremamente ridotti (giorni)

Soluzioni IBM

IBM Case Manager è una soluzione integrata che permette di realizzare applicazioni di gestione dei procedimenti in modo facile e veloce. Gli utenti del sistema hanno una vista a 360° di tutte le attività svolte (sia documentali che di processo) e, attraverso le funzionalità social (p.e. chat), possono collaborare per la risoluzione veloce e condivisa delle attività assegnate. E’ basata su una componente di gestione documentale (elettronica e/o cartacea) e una componente di gestione del procedimento di lavorazione (WF), che permette l’inoltro della pratica e dei documenti ai vari uffici coinvolti nel flusso di lavorazione.

E’ possibile configurare diversi livelli di visibilità dei documenti in relazione al livello della persona collegata, allo stato della pratica e al passo di lavorazione Il sistema permette il monitoraggio operativo e gerarchico delle attività segnalando eventuali anomalie (tempi di lavorazione, carichi di lavorazione, checklist, etc).

E’ inoltre possibile modificare in maniera dinamica le regole di instradamento al variare delle normative vigenti. Il sistema traccia tutte le attività fornendo diversi livelli di dettaglio che possono essere resi visibili solo alle funzioni responsabili.

Interlocutori per questa soluzione sono:

  • System Integrator che lavorano presso le PA (centrali e locali)
  • Qualsiasi responsabile che gestisce procedimenti amministrativi (URP, Risorse Umane, etc)