VAG Nürnberg macht mit Wunschdienstplänen Fahrer glücklich

Published on 13 Mar 2013

"Seit rund einem Jahr setzen wir die Wunschdienstplanlösung mit IBM ILOG CPLEX Optimization Studio mittlerweile in allen drei Sparten – Bus, Straßenbahn und U-Bahn – der VAG ein. Und die Rückmeldungen sind überwältigend positiv, denn am Ende der Dienstplan­erstellung sind Erfüllungsraten von etwa 80 Prozent die Regel." - Erich Frisch, Leiter Personaleinsatzplanung, VAG

Customer:
VAG Nürnberg

Industry:
Travel & Transportation

Deployment country:
Germany

Solution:
Enabling Business Flexibility, Information Governance, Information Integration, Smarter Planet, Transforming Business

Smarter Planet:
Smarter Transportation

IBM Business partner:
Moveo Software GmbH

Overview

Die Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg (VAG) ist eine 100-prozen­tige Tochter der städtischen Werke Nürnberg GmbH und damit der Stadt Nürnberg. Etwa 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen im Unternehmen für den reibungslosen Betrieb des öffentlichen Nahverkehrs mit fast 400 eigenen Bussen, Straßen- und U-Bahnen in Nürnberg und angrenzenden Regionen wie auch den Nachbarstädten Fürth und Erlangen. Rund 870 Fahrer und Fahrerinnen absolvieren eine tägliche Streckenleistung von etwa 80.000 km.

Business need:
Zur Verbesserung der Wettbewerbssituation, Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität ihres Fahrpersonals und Reduktion der Kosten wollte die Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg (VAG) die Fahrdiensterstellung effizienter gestalten und individuelle Fahrerwünsche bei der Dienstplangestaltung besser berücksichtigen. Das war mit herkömmlichen Methoden aufgrund der Vielzahl und Komplexität der Nebenbedingungen nicht möglich.

Solution:
Mithilfe von IBM® ILOG® CPLEX® Optimization Studio lassen sich in kurzer Zeit kostenoptimierte Dienstpläne mit weitgehender Erfüllung der individuellen Wünsche vieler Hundert Mitarbeiter erstellen, die gleichzeitig alle anderen Bedingungen einhalten und die Kosten minimieren.

Benefits:
Reduziert die Personalkosten durch Verringerung des Anteils monatlicher Abrechnungen mit hohen Abweichungen von der tarifvertraglichen Arbeitszeit um rund 60 Prozent. Minimierung ungeplanter Fahrdienste in der Freizeit der Mitarbeiter um bis zu 70 Prozent. Ermöglicht die Berücksichtigung individueller Wünsche des Fahrpersonals zu rund 80 Prozent und steigert so die Attraktivität des Arbeitsplatzes und des Arbeitgebers. Verringert die Anzahl notwendiger manueller Umdispositionen um rund ein Viertel und senkt so das regelmäßige Arbeitsaufkommen der Disponenten.

Case Study

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Smarter Transportation Zufriedene Fahrer und gesunkene Kosten
Digitalisiert: Die individuellen Wünsche Hunderter Fahrer fließen zusammen mit allen Daten über zu leistende Dienste, rechtliche Bestimmungen, Arbeitsverträge, Qualifikationen und andere Faktoren in ein mathematisches Optimierungsmodell.

Vernetzt: Mitarbeiter geben ihre Dienstplanwünsche über das Internet ein. Andere Informationen gelangen aus einer Vielzahl von Datenquellen wie Personalabrechnungs-, Einsatzplanungssystemen oder Dokumentenarchiven in die Lösung.

Intelligent: Mit Methoden der linearen Optimierung erzeugt die neue Lösung in kurzer Zeit Wunschdienstpläne für Hunderte Fahrer mit über 80 Prozent Erfüllungsrate, die gleichzeitig die Personalkosten senken.

Die Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg (VAG) ist eine 100-prozen­tige Tochter der städtischen Werke Nürnberg GmbH und damit der Stadt Nürnberg. Etwa 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen im Unternehmen für den reibungslosen Betrieb des öffentlichen Nahverkehrs mit fast 400 eigenen Bussen, Straßen- und U-Bahnen in Nürnberg und angrenzenden Regionen wie auch den Nachbarstädten Fürth und Erlangen. Rund 870 Fahrer und Fahrerinnen absolvieren eine tägliche Streckenleistung von etwa 80.000 km.

Die Gestaltung der Dienstpläne gehört zu den aufwändigsten Aufgaben im öffentlichen Personennahverkehr. Wegen der hohen Komplexität erfolgte früher die Dienstplanerstellung nach starren Regeln und in festen Abfolgen von Fahrdiensten und freien Tagen der einzelnen Mitarbeiter. Oberstes Ziel war und ist es, den vorgegebenen Fahrplan auf allen Linien mit den vorhandenen Fahrzeugen und Mitarbeitern zu realisieren. Dabei sind eine Fülle von Bedingungen einzuhalten, die sich aus rechtlichen Vorschriften über Fahr- und Ruhezeiten, aus Kalenderdaten, persönlichen Qualifikationen, Fahrberechtigungen, Urlaubszeiten der Mitarbeiter sowie vielen anderen Faktoren ergeben.

Starre Einsatzpläne bestimmten früher das Privatleben der Mitarbeiter
Erich Frisch, Leiter Personaleinsatzplanung bei der VAG, umreißt die Ausgangssituation: „Früher wurde der Dienstplan für unsere Fahrerinnen und Fahrer auf der Basis von starren Turnusplänen erstellt. Im Ergebnis hatten wir dann für jeden Mitarbeiter fest fixierte Abläufe von Dienst- und Ruhezeiten, die sich über das ganze Jahr kaum ändern ließen. Das gesamte Privatleben unserer Mitarbeiter musste sich danach ausrichten. Vor rund zehn Jahren wurden dann IT-Lösungen verfügbar, die uns bei der Dienstplanerstellung unterstützten und die Arbeit unserer zurzeit mehr als dreißig Disponenten erheblich vereinfachten und beschleunigten. Allerdings waren die Ergebnisse immer noch sehr unflexibel und konnten persönliche Wünsche unseres Personals nicht berücksichtigen.“

Der IBM Business Partner MOVEO Software GmbH aus Potsdam gehört zu den führenden Anbietern von innovativer Software für Verkehrsunternehmen im Bereich Mitarbeiterplanung, -disposition und -abrechnung. Die VAG setzte bereits seit Jahren die Software MOVEO profahr für die eigene Personaldisposition ein. Damit ließ sich die Zeit der Dienstplanerstellung bereits erheblich reduzieren, und die Prozesse wurden einfacher. Es blieben aber noch einige Wünsche offen.

Das moderne Arbeitsleben ist immer stärker geprägt durch hohe Individualität der einzelnen Mitarbeiter, die nach Möglichkeit in den Dienstplänen zu berücksichtigen ist. So gibt es unterschiedlichste Typen mit verschiedenen Anforderungen und Wünschen an ihre Arbeitszeit. Frühaufsteher beispielsweise bevorzugen grundsätzlich Frühdienste. Viele junge Leute leisten gerne Nachtarbeit. Mitarbeiter jenseits des 55. Lebensjahres möchten möglichst keine Wochenend- oder Nachtarbeit mehr. Hinzu kommen viele Freizeitwünsche, etwa weil an bestimmten Wochentagen immer Sportlertrainings stattfinden, weil auf Kinder aufgepasst werden muss oder weil man Verwandte regelmäßig zu ärztlichen Behandlungen bringen möchte. Im Wettkampf der Verkehrsbetriebe um qualifiziertes Personal spielt heutzutage auch die Erfüllung solcher individuellen Wünsche durch den Arbeitgeber eine große Rolle bei der Besetzung offener Stellen.

Individuelle Wünsche jetzt zu 80 Prozent erfüllt
Zur Erweiterung der Funktionalitäten und Verbesserung automatisiert erzeugter Wunschdienstpläne integrierte MOVEO Software IBM ILOG CPLEX Optimization Studio in seine Personaldispositionslösung. IBM ILOG CPLEX Optimization Studio optimiert mit komplexen Algorithmen und Verfahren der linearen Optimierung Zielfunktionen mit zahlreichen Nebenbedingungen. Diese Lösung, die MOVEO Software als Teil ihrer Personaldispositionslösung anbietet, eröffnete nach ihrer Einführung bei der VAG sofort bisher nicht gekannte Freiheitsgrade bei der Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und gewann auf Anhieb höchste Akzeptanzwerte.

Erich Frisch berichtet: „Seit rund einem Jahr setzen wir die Wunschdienstplanlösung mit IBM ILOG CPLEX Optimization Studio mittlerweile in allen drei Sparten – Bus, Straßenbahn und U-Bahn – der VAG ein. Und die Rückmeldungen sind überwältigend positiv, denn am Ende der Dienstplanerstellung sind Erfüllungsraten von etwa 80 Prozent die Regel. Unsere Fahrerinnen und Fahrer geben über das Internet ihre individuellen Wünsche zur Dienstplangestaltung ein. Das erfolgt entweder über Terminals auf dem Betriebsgelände oder mit dem privaten PC zu Hause. Neben den bevorzugten Dienstzeiten und -folgen lassen sich auch bestimmte freie Tage zum Beispiel für anstehende Familienfeiern anfordern. Mithilfe eines Fünf-Punkte-Bewertungssystems kennzeichnen die Mitarbeiter ihre Wünsche außerdem noch nach ihrer Wichtigkeit. Denn erfahrungsgemäß lassen sich grundsätzlich nicht alle Wünsche erfüllen. Beispielsweise mag kaum jemand Dienst an Ostern oder Weihnachten.“

Weitere Vorteile im Prozess und bei den Kosten
Auch im Prozess sind erhebliche Einsparungen und Erleichterungen zu verzeichnen. So lassen sich individuelle Wünsche für die monatliche Dienstplanung in der VAG bis zwei Wochen vor Monatsbeginn melden. Nach Abschluss der Meldephase ermittelt IBM ILOG CPLEX aus allen Wünschen, notwendigen Dienstzeiten, Arbeitsvertragsdaten, Kalenderdaten, gesetzlichen Vorgaben und sonstigen einzuhaltenden Bedingungen in einem Rechenlauf einen ersten Dienstplan, der anschließend für die Feinplanung noch eine Weile editierbar ist. Auch die Termine für die Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter berücksichtigt das System automatisch.

Die Berechnung dauert unter den Bedingungen der VAG einige Stunden. Fast immer sind anschließend die besonders hoch bewerteten Dienstvorlieben der Mitarbeiter weitestgehend berücksichtigt. Davon können sie sich auch am Bildschirm mittels eines Vergleichs zwischen ihren Wünschen und tatsächlicher Dienstvorgabe überzeugen. Die Personalvertretung freut sich über die hohe Zufriedenheit aller Beteiligten, und die Erfahrung zeigt, dass zufriedene Mitarbeiter produktiver arbeiten und in einigen Fällen auch seltener krank sind.

Die neue Lösung bietet auch viele weitere konkrete Vorteile. So ist die Dienstzuteilung nun objektiver und damit auch fairer, was die Mitarbeiterzufriedenheit weiter steigert. Zudem verbessert die neue Lösung die Rechtssicherheit durch eine lückenlose Dokumentation erheblich.

Personalkosten werden gesenkt
„Vor der Einführung wurden deutlich mehr Monatsabrechnungen mit hohen Abweichungen zur monatlichen Tarifarbeitszeit registriert als nach Inbetriebnahme der neuen Lösung“, erläutert Erich Frisch ein realisiertes Einsparpotenzial. „Solche Abweichungen sind entweder bezahlte, aber nicht geleistete Dienste oder mit Aufschlägen versehene Überstunden. Mit der neuen Wunschdienstplan-Lösung von MOVEO und IBM hat sich der Anteil der Monatsabrechnungen mit einer geringen Abweichung von der Sollarbeitszeit mehr als verdreifacht.“
Besonders unangenehm für die Mitarbeiter und teuer für das Unternehmen sind Dienstzeiten, die ungeplant in der eigentlichen Freizeit anfallen. Mithilfe der neuen Lösung ließen sich diese „Dienst auf Frei“-Situationen um etwa 70 Prozent reduzieren.

Auch nach Einführung der neuen Wunschdienstpläne kommt es aufgrund kurzfristiger Ereignisse regelmäßig zu Anforderungen an die Disponenten, Dienste anders zu verteilen und zu verlegen. Solche Korrekturen sind mit der neuen Lösung selbstverständlich immer noch jederzeit möglich. Und auch hier hat sich gezeigt, dass die manuellen Anpassungen um rund 25 Prozent zurückgingen. Das bedeutet eine erhebliche Erleichterung im Tagesgeschäft der Disponenten.

Zusätzliche Einsatzgebiete in der Planung
„Wir haben erst kürzlich die beiden großen Betriebshöfe unseres Unternehmens in eine geschlossene Lösung integriert“, erklärt Erich Frisch seine aktuellen Aktivitäten. „Hierbei haben sich sowohl die Flexibilität unserer Wunschdienstplan-Lösung auf Basis von MOVEO profahr und IBM ILOG CPLEX Software als auch ihre Fähigkeit zur Realisation einer übergreifenden Planung hervorragend bewährt. Und ich bin sicher, dass wir mit dieser Lösung auch langfristig unsere Personalkosten im Griff behalten und gleichzeitig die Attraktivität der Arbeitsplätze verbessern können.“

Components

IBM products and services that were used in this case study.

Software:
IBM ILOG CPLEX Optimization Studio

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