Aerzener Maschinenfabrik strafft Einkauf und Lagermanagement

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Smarter Supply Chain: Mit der optimierten Integration von Zulieferern Kosten sparen
Digitalisiert: Die Bedarfs-, Bestands- und Zahlungsdaten werden aus unterschiedlichen Geschäftsanwendungen erfasst und in einer Portalanwendung konsolidiert. IBM AXIO analysiert die Daten und gibt die Ergebnisse an die eingebundenen ERP-Systeme weiter.
Vernetzt: Alle Aufträge an Lieferanten, die über die Business-to-Business-Integrationslösung abgewickelt werden, greifen auf Daten aus dem ERP-System und der Archivlösung zu und können von den Lieferanten automatisiert weiterverarbeitet werden.
Intelligent: Die enge Integration von Lieferanten und strategische Partnerschaften verbunden mit dem Einsatz von IBM AXIO ermög­lichen intelligente Prozessautomatisierung, effizientere Auftragsabwicklung und optimiertes Bestandsmanagement.

Die Aerzener Maschinenfabrik GmbH zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Gebläsen und Verdichtern. Das Unternehmen wurde 1864 gegründet und beschäftigt rund 1.800 Mitarbeiter in über 35 Ländern. Der konsolidierte Jahresumsatz in 2011 für die gesamte Aerzener Gruppe betrug 277 Mio. Euro.

Durch eine Straffung der Supply-Chain-Prozesse plante das Unternehmen, die Effizienz zu erhöhen und Kosten beim Einkauf und Lagerbestandsmanagement zu reduzieren. Diese Maßnahmen sollten sich auch positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken. Eigene Bedarfsmengen besser vorherzusagen und diese Daten den Lieferanten effizient und automatisiert zur Verfügung zu stellen, ist essentiell für die globalen und komplexen Lieferketten von heute. Denn Fehler bei den Mengenberechnungen benötigter Artikel oder Rohmaterialien sowie Verzögerungen bei der rechtzeitigen Wiederbeschaffung von Waren zum Lagerbestandsausgleich können Kunden verärgern, die Effizienz verschlechtern und die Profitabilität senken. Als Unternehmen mit großem Exportanteil war die Aerzener Maschinenfabrik regelmäßig mit einem hohen Verwaltungsaufwand konfrontiert. Zu jeder Lieferantenbestellung mussten umfangreiche technische und recht-liche Dokumente zusammengetragen werden: ein sich wiederholender, zeitaufwendiger Prozess.

Schwachstellenanalyse und Start der Prozessoptimierung
In einem gemeinsamen Gespräch mit den IBM Global Business Services Experten wurden Verbesserungsmöglichkeiten in den Einkaufs- und Bestellabwicklungsprozessen der Aerzener Maschinenfabrik sichtbar. IBM analysierte anschließend die relevanten Geschäftsprozesse und erstellte eine Kosten-Nutzen-Analyse. Zudem war allen Beteiligten klar, dass der zukünftige Erfolg auch davon abhängig war, ob die neu implementierten Lösungen auf Lieferantenseite schnell und problemlos akzeptiert und damit intensiv von dieser Seite aus genutzt werden.

IBM Global Business Services schlug der Aerzener Maschinenfabrik vor, ihre Supply-Chain-Prozesse neu zu gestalten und gleichzeitig ihre Lieferanten stärker in die Bestandsmanagementprozesse einzubeziehen. Im Zusammenhang mit der Einführung von Konsignationslagern beim Kunden ermittelte IBM auf Basis des Supplier Managed Inventory-Ansatzes ein zusätzliches Einsparpotenzial zwischen drei und vier Millionen Euro (gemessen gegen die bisherigen Annahmen).

Um diese deutlichen Einsparungen tatsächlich zu realisieren, empfahl IBM dem Unternehmen, seine Lieferantenverträge neu zu verhandeln und die Business-to-Business Integrationslösung des IBM Business Partner Nicando Software zur Optimierung der Supply-Chain-Prozesse zu implementieren.
Zur Reduzierung ineffizienter Prozesse in der Einkaufsabwicklung unterstützte IBM die Aerzener Maschinenfabrik dabei, die Bestellabwicklung für ausgewählte Lieferanten mit derselben Portallösung zu optimieren. So könnten Abwicklungskosten reduziert und Bestellprozesse durch Automatisierung und Integration beschleunigt werden.

Implementierung eines integrierten B2B-Portals
Nach sorgfältiger Prüfung der Kosten-Nutzen-Analyse von IBM entschloss sich der Kunde, die vorgeschlagene Lösung zu implementieren. „IBM Global Business Services schlug ein umfassendes Konzept zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit vor, das aus Lieferanten Partner macht, die Auftragsabwicklung durch eine engere Integration verbessert und Supply-Chain-Prozesse beschleunigt“, erläutert Günter Kuhnert, CIO der Aerzener Maschinenfabrik. „Die möglichen Einsparungen durch die Optimierung unserer Geschäftsprozesse haben uns am Ende davon überzeugt, dem Vorschlag von IBM zu folgen und die neue Lösung einzuführen.“

In Zusammenarbeit mit IBM und dem IBM Business Partner Nicando Software implementierte die Aerzener Maschinenfabrik eine umfassende Logistikintegrationslösung auf Basis von IBM WebSphere Application Server, WebSphere Message Broker und WebSphere MQ.

Das Unternehmen führte dabei parallel verschiedene Module ein. Den Kern bildet IBM AXIO. Hinzu kommen Funktionen für den elek­tronischen Dokumentenaustausch (EDI), eOrdering und eine durch die Lieferanten verwaltete Bestandshaltung (Supplier Managed Inventory), die mit Hilfe der Lösung eingesetzt werden kann.

Die Umsetzung der Lösung erfolgte innerhalb von acht Monaten. Die Serverkomponente wurde auf einem IBM BladeCenter H mit IBM BladeCenter HS22 Servern und Intel Xeon Prozessoren implementiert. Als Datenspeicher wählte die Aerzener Maschinenfabrik IBM System Storage DS8700. Die physischen Systeme werden gehostet mit VMware Virtualisierung und dem Betriebssystem OpenSuSE Linux, auf dem der IBM WebSphere Application Server betrieben wird.

„Der IBM WebSphere Application Server ist einfach mit der zuverlässigste Anwendungsserver, den wir kennen“, erklärt Martin Bilstein, Senior Solution Seller B2B Integration bei der IBM Deutschland GmbH. „Neben seinem exzellenten Transaktions­management ist die IBM Lösung zudem sehr schnell und skaliert sehr gut. Die Anwendungsverwaltung und -überwachung ist optimal integriert und einfach. Dies erlaubt uns, die gesamte Umgebung mit sehr wenig Aufwand zu betreiben.“

Optimierung der Bestandskosten
Um Kosten zu senken, plante die Aerzener Maschinenfabrik außerdem, ihre Supply-Chain-Verwaltung zu straffen und Lagermengen einzuschränken. Daher evaluierte das Unternehmen mit dem IBM Team, welche der Lieferanten für die Einführung der von Lieferanten verwalteten Bestandsführung in Frage kommen, und welche am besten für die vereinfachten Auftragsabwicklungsprozesse geeignet sind.
In mehreren Workshops mit verschiedenen Lieferanten erörterte das Projektteam aus Mitarbeitern der Aerzener Maschinenfabrik, dem IBM Business Partner Nicando Software und IBM die Einsparpotenziale einer intelligenten Kommunikationslösung. Kosteneinsparungen von 10 bis 15 Prozent pro Lieferant im Bereich Supply Chain wurden als realistisch eingeschätzt.

Die Aerzener Maschinenfabrik entschloss sich zu einer noch engeren Integration ihrer Schlüssellieferanten und richtete mithilfe des Supplier Managed Inventory-Moduls der Nicando Software Lösung die Unterstützung von Konsignationslagern ein. Die Bestände werden damit von den Liefer­anten selbst verwaltet, ohne dass sich die Aerzener Maschinenfabrik darum kümmern muss. Dieses Konzept ermöglicht es der Lieferantenseite, ihre Bestände besser zu kontrollieren und ihre Logistik zu optimieren. Da die Lieferanten zudem besser über zu erwartende Aufträge informiert sind und ihre Bestände effizienter planen können, profitiert die Aerzener Maschinenfabrik gleichzeitig auch von einer verbesserten Produktverfügbarkeit.

Die Bestandsdaten der Lieferanten werden mithilfe von IBM AXIO aktualisiert. Das ermöglicht der Aerzener Maschinenfabrik sowohl eine Reduktion des Umlaufvermögens im Lager als auch eine optimierte Strategie zur Verbesserung der Verfügbarkeiten. IBM AXIO nutzt hochkomplexe und individuell konfigurierbare Algorithmen und erweiterte statistische Analysefunktionen.
Die Lösung wird außerdem von einer leistungsfähigen „Was wäre wenn”-Simulationskomponente unterstützt, um die Bestellprozesse weiter zu optimieren. So analysiert die Software Auswirkungen von Lieferverfügbarkeiten, Lieferzeiten und Losgrößen auf Kosten, Budgetpläne und Lagerbestände und stellt die Ergebnisse leicht verständlich dar.

Auf Basis von IBM AXIO implementierte die Aerzener Maschinenfabrik eine innovative Lösung zur Lagerbestandsoptimierung, die es dem Unternehmen ermöglicht, Lagerbestände genau zu simulieren und vorherzusagen. Die Lieferkette wird mit der Lösung nahtlos und automatisiert in die Einkaufs- und Abrechnungsprozesse des Unternehmens integriert. IBM AXIO analysiert Bestelldaten, erzeugt optimierte Bestellaufträge für Lieferantenartikel und sendet diese an das ERP-System der Aerzener Maschinenfabrik. Diese Daten werden dann genutzt, um optimal die Bestände wichtiger Teile für die Konsignationslager zu berechnen, so dass Kundenbestellungen bestmöglich erfüllt werden können.

Die Lösung führt zur Kostenoptimierung eine Klassifikation der Produkte durch und berechnet Losgrößen, Bestellhäufigkeiten und Sicherheitsbestände auf Basis von historischen Lagerabgangsraten und Vorhersageberechnungen. IBM AXIO erkennt Möglichkeiten zur Reduktion des Lagerbestands durch detaillierte Lagerbestandsberechnungen auf Artikelebene. Die Lösung zieht hierbei mehrere Faktoren wie Verfügbarkeiten, Nachfrageschwankungen, Bestell­zeiten, Losgrößen und Überschuss- sowie Minderbestände heran, um Möglichkeiten zu finden, den Lagerbestand schnell zu reduzieren und gleichzeitig die Verfügbarkeit zu verbessern.

Zum jetzigen Zeitpunkt setzen neun Lieferanten Supplier Managed Inventory in Konsignationslagern ein, um die Vorteile einer transparenteren Lieferkette dieser Lösung zu nutzen. Bei fünfzig Liefer­anten hat die Aerzener Maschinenfabrik auf Bestellprozesse über das eOrdering-Modul der Nicando Software Lösung umgestellt.

Die Optimierung der Supply-Chain-Prozesse, einschließlich des automatisierten Datenaustausches für rund 300 Artikel, ermöglicht Effizienzverbesserungen innerhalb der Geschäftsprozesse sowohl für die Aerzener Maschinenfabrik als auch für ihre Zulieferer. Die Lösung reduziert außerdem den Verwaltungsaufwand und die Fehleranfälligkeit für alle beteiligten Unternehmen, spart vor allem Kosten und verbessert den Kundenservice. „Über das neue System hat noch keiner geklagt“, berichtet Günter Kuhnert, CIO der Aerzener Maschinen­fabrik. Nach Berechnungen von IBM kann das Umlaufvermögen im Lager bei der Aerzener Maschinenfabrik als Ergebnis dieses Integrations­projektes innerhalb eines halben Jahres und mit Einsatz von Konsignationslägern um circa vier Millionen Euro gesenkt werden. Damit wurden die ambitionierten Einsparpotenziale sogar noch übertroffen.

Vorteile hoher Lieferantenintegration und strafferer Supply-Chain-Prozesse
Die engere Integration und die verbesserten Lieferbeziehungen ermöglichen echte Kooperation. Dies führt zu stabileren Lieferanten­beziehungen und effizienteren Lieferprozessen – sowohl für die Aerzener Maschinenfabrik, als auch für ihre Lieferanten. Lieferanten können ihre Produktion und Logistik nun effizienter planen und so ihre Produktionskapazitäten besser nutzen. Das reduziert ihre Logistik­kosten. Zusammen mit erweitertem Bestandsmanagement und Prognose­berechnungen können durch optimierte Routen außerdem CO2-Emissionen gesenkt werden.

Zusätzlich führten die elektronischen Bestellprozesse zu einer Beschleunigung der Abwicklungsprozesse und zu einer Senkung des Koordinierungsaufwandes. Langsame und aufwändige Abstimmungen per Fax und Telefon wurden durch schnelle und effiziente Online-Kommunikation ersetzt. Dies reduzierte die Bearbeitungszeiten deutlich.

Schließlich ist es der Aerzener Maschinenfabrik mit den Lösungen IBM WebSphere und IBM AXIO gelungen, ihr Auftrags- und Supply-Chain-Management deutlich zu straffen und zu automatisieren. Die Prozessoptimierung hat Einsparungen in Höhe von vier Millionen Euro jährlich ermöglicht – ein Fünftel der Rohwaren­bestände im Wert von insgesamt 20 Millionen Euro.

Die Lieferanten profitieren von einer besseren Übersicht über die zu erwartenden Aufträge und Bestände, während die Aerzener Maschinenfabrik ihre eigenen Geschäftsaktivitäten und die Produktivität besser im Auge hat.

Günter Kuhnert, CIO der Aerzener Maschinenfabrik, dazu: „Die Zusammenarbeit zwischen unserer IT, IBM und dem Team von Nicando Software verlief absolut reibungslos. Wir sind sehr froh, dass wir uns entschieden haben mit IBM und dem IBM Business Partner Nicando Software an Lieferketten­optimierungen zu arbeiten. Die IBM Berater sind hervorragende Leute und wissen genau, wovon sie sprechen. Ihre Kompetenz im Supply-Chain-Management ist herausragend.“