Ein modernes einheitliches Intranetportal für effiziente Teamarbeit

Die Ahlers AG ist einer der größten börsennotierten Modehersteller mit Schwerpunkt Männermode in Europa und beschäftigt weltweit mehr als 2.000 Mitarbeiter. Angefangen hat die Erfolgsgeschichte bereits 1919 in Jever mit der von Adolf Ahlers gegründeten Tuchgroßhandlung. Daraus wurde im Laufe der Jahrzehnte ein erfolgreiches, europaweit agierendes Unternehmen, das bereits seit 1987 an der Börse notiert ist. Die Kernkompetenz von Ahlers liegt sowohl in der Herstellung als auch im Vertrieb von zeitgemäßen Kollektionen, maßgeschneidert für fest umrissene Zielgruppen. Mit einem klaren, eigens entwickelten Verkaufsflächenkonzept und bekannten Marken wie Baldessarini, Otto Kern und die Lizenzmarke Pierre Cardin aus dem Premiumsegment sowie Pioneer, Gin Tonic und Jupiter aus der Jeans- und Sportbekleidung ist es der Ahlers AG gelungen, sich in ganz Europa einen Namen zu machen.

Innovationsfreude, Kreativität und die Fähigkeit, flexibel und erfolgreich auf die neuesten Trends aus der Modebranche zu reagieren – diese Attribute zeichnen die Ahlers AG aus. Das Unternehmen ist jedoch nicht nur im Bereich Mode innovativ und fortschrittlich. Um die Zusammenarbeit der weltweit mehr als 2.000 Mitarbeiter zu verbessern und noch effektiver zu gestalten, entschied sich Ahlers, seine Intranetplattform grundlegend zu erneuern. Dies war nötig, um sicherzustellen, dass die stetig steigende Zahl der Mitarbeiter noch effizienter zusammenarbeiten und sich einfacher untereinander austauschen können.

Neben der zentralen Bereitstellung von Informationen war auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ein zentrales Thema, um die standortübergreifende Teamarbeit im Unternehmen besser zu unterstützen.

Kreative Mode braucht innovative Lösungen und kompetente Partner
Da die Mitarbeiter von Ahlers über verschiedene Standorte verteilt sind, legt das Unternehmen besonderen Wert auf eine effiziente Unterstützung der Vertriebsgesellschaften durch zentrale Abteilungen. Für diese Aufgabe wurde eine Software gesucht, welche die Teamarbeit im Unternehmen stützt. Schwerpunkte sollten dabei die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, eine vereinfachte Zusammenarbeit der Mitarbeiter und die zentrale Bereitstellung von Informationen sein.

Für die Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts beauftragte Ahlers den IBM Business Partner teamwork Software und Consulting, der sich nicht nur mit den unterschiedlichen IBM Softwareprodukten und Lösungen auskennt, sondern auch mit den Herausforderungen und Herangehensweisen an ein solches Projekt vertraut ist. „Für uns war es im Vorfeld wichtig, gemeinsam mit Ahlers den individuellen Bedarf zu evaluieren. Das heißt, was möchte das Unternehmen durch den Einsatz der Tools erreichen und welche konkrete Software eignet sich dafür am besten“, so Heinz Ikenmeyer, Geschäftsführer der teamwork Software und Consulting GmbH. „Den Ausschlag für IBM WebSphere und Lotus Quickr gaben neben der umfassenden Gesamtfunktionalität des Portals vor allem die gute Integration in Lotus Notes durch bestehende Portlets und die Möglichkeit der Personalisierung der Informationen für einzelne Zielgruppen des Unternehmens. Dadurch ließ sich das IBM Portal besonders gut in die bestehende IT-Landschaft der Ahlers AG einpassen.“

„Durch die immer stärkere globale Ausrichtung unseres Unternehmens sowie der Notwendigkeit heute schnell und flexibel auf Veränderungen am Markt zu reagieren, haben wir uns entschieden, unser Intranet auf IBM WebSphere Portal Express und Lotus Quickr umzustellen“, sagt Uwe Dubbert, Geschäftsführer im Bereich IT, Telekommunikation und E-Commerce-Services bei der Ahlers AG. „Dies erleichtert die Bereitstellung aktueller Informationen und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, verringert den Administrationsaufwand und die Kosten und macht somit die Arbeitsabläufe und -prozesse effektiver.“

Effizientere Teamarbeit durch einheitliches Kommunikationsportal
Nun können die Mitarbeiter der Ahlers AG ihre Dokumente auf die neue Intranetplattform hochladen und für die einzelnen Teams sichtbar und zugänglich machen, was die gemeinsame Bearbeitung und Zusammenarbeit erleichtert. Gerade in der Modebranche ist es wichtig, dass Mitarbeiter in der Lage sind, ihre kreativen Ideen über Modeentwürfe, Vertriebs- und Lagerkonzepte schnell zu kommunizieren und sich darüber auszutauschen. Durch die IBM Softwarelösungen wird dieser Kommunikationsprozess vereinfacht, da nun sowohl die Ablage als auch die Bearbeitung der Dokumente um einiges benutzerfreundlicher ist, als dies mit den veralteten Windows-Verzeichnisstrukturen möglich war.

Jeder Mitarbeiter kann das neue Portal seinen persönlichen Präferenzen anpassen und bekommt automatisch vor allem das angezeigt, was für seine Aufgabe im Unternehmen relevant ist. Die Funktionen der neuen Plattform umfassen neben der Datenablage und der Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten auch die Bereitstellung aktueller unternehmensinterner Informationen, eine interne Wissensbörse und Formulare, sowie Personal- und Management Self-Services, um Urlaubs- und Dienstreiseanträge zu stellen und genehmigen zu können. Ziel ist die verschiedenen web-basierten Anwendungssysteme der Ahlers AG im neuen Intranetportal zusammenzuführen, so dass ein Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle zur Erledigung seiner Aufgaben hat. Von der Integration und Standardisierung der Benutzeroberflächen erwartet sich Ahlers wesentliche zusätzliche Effizienzsteigerungen.

„Weitere Vorteile liegen jedoch nicht nur in der erhöhten Benutzerfreundlichkeit, sondern auch, dass den Mitarbeitern Informationen nun schneller und mit einem geringeren Verwaltungs- und Kostenaufwand bereit gestellt werden können“, führt Uwe Dubbert weiter aus. „Das Intranet fungiert nun als ein zentrales Informations- und Anwendungsportal, in dem alle wichtigen Funktionen und Informationen strukturiert und übersichtlich angeordnet sind und dadurch mit einem Klick erreichbar sind.“

Ahlers und teamwork auch in Zukunft ein gutes Team
Aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Ahlers und teamwork, wurden bereits weitere gemeinsame Projekte wie Umfragen, Weiterbildungsangebote, sowie ein personalisierter Newsletter geplant. Darüberhinaus ist auch die Implementierung eines Tools zur Prozessunterstützung für die Abwicklung von Materialbedarfsanforderungen vorgesehen.

„Der Einsatz des IBM WebSphere Portal Express und IBM Lotus Quickr und die Zusammenarbeit mit teamwork hat sich aus unserer Sicht bisher mehr als gelohnt, da wir einen echten Mehrwert mit dem Projekt erzielen konnten“, so Uwe Dubbert. „Durch unser neues, innovatives und benutzerfreundliches Intranet, konnten wir sowohl die Effektivität, als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Denn das Portal erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit untereinander, sondern half auch die E-Mail-Flut einzudämmen. Die damit verbundenen Vorteile und Verbesserungen freuen auch unsere Mitarbeiter, die unser neues Intranet äußerst gut angenommen haben.“

Über teamwork Software und Consulting
Der IBM Business Partner teamwork Software und Consulting GmbH ist ein Spezialist für elektronische Workflow- und Informationsmanagement-Lösungen. Als langjähriger IBM Business Partner setzt teamwork Software und Consulting konsequent auf die weltweit führenden Collaboration, Information Management und Business Process Management Produkte von IBM.

Die teamwork Software und Consulting GmbH mit Sitz in Paderborn bietet ihren Kunden Dienstleistungen für die Optimierung der Unternehmenskommunikation und der Unternehmensprozesse an. Dies umfasst die Realisierung von Unternehmensportalen für das Intranet, Extranet und Internet, sowie die Implementierung von Collaboration Lösungen für die elektronische Teamarbeit, Dokumentenmanagementlösungen und Lösungen für das Business Process Management mit Prozessportalen.