В 2004 году в Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) стартовал проект по созданию автоматизированной информационной системы государственного кадастра недвижимости (АИС ГКН). Одной из его составляющих стала система электронного документооборота, построенная на платформе IBM
Незадолго до начала проекта в Роснедвижимость пришло новое руководство, костяк которого ранее работал в налоговой службе, где уровень автоматизации делопроизводства удалось поднять на достаточно высокий уровень. Примерно в тоже время началось реформирование структур Роснедвижимости и был принят ряд законодательных актов, направленных на урегулирование ситуации на рынке земли. В результате список компетенций Федерального агентства кадастра объектов недвижимости пополнился новыми функциями по управлению государственным имуществом, что повлекло за собой изменения в сфере оказания государственных услуг по ведению кадастра объектов недвижимости, землеустройства, инвентаризации объектов градостроительной деятельности, государственной кадастровой оценки земель и государственного мониторинга земель, а также государственному земельному контролю. Однако состояние ИТ-инфраструктуры на тот момент никак не соответствовало ни уровню сложности, ни масштабу поставленных задач.
«Когда мы перешли в Роснедвижимость, то принесли с собой уже отработанные решения в области информационных технологий, которые активно использовали ранее в налоговой службе, — вспоминает генеральный директор Федерального кадастрового центра «Земля» Юрий Калинин. — Прежде чем приступить к разработке программного обеспечения, мы описали основные бизнес-процессы деятельности Роснедвижимости. Затем их оптимизировали, разработали проект автоматизированной системы ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов недвижимости. И только после этого приступили к разработке программного обеспечения. Что касается автоматизации документооборота, бухгалтерии, кадров и т. п., то я считаю, что это лучше делать компаниям, которые специализируются на подобном ПО».
Задачи и решение
Перед специалистами Роснедвижимости и ФКЦ «Земля» стояло несколько задач, связанных с автоматизацией делопроизводства:
- построение единого информационного пространства, способного обеспечить эффективный и оперативный обмен информацией между структурными подразделениями Роснедвижимости;
- автоматизация потоков входящей/исходящей и внутренней документации;
- принятие единых стандартов работы с электронными документами и сокращение сроков рассмотрения документов;
- повышение эффективности управленческой деятельности за счет упрощения процесса контроля исполнения назначенных в системе поручений.
В качестве ядра ведомственной системы электронного документооборота был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», собственная разработка компании «Аплана», входящей в группу компаний «АйТи», на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
К решению поставленных задач приступила совместная команда специалистов ФКЦ «Земля» и компании «АйТи». В качестве ядра ведомственной системы электронного документооборота был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», собственная разработка компании «Аплана», входящей в группу компаний «АйТи», на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
Основные требования к системе заключались в том, чтобы решение легко и гибко настраивалось под нужды заказчика, масштабировалось и было доведено до состояния юридической значимости.
В распределенной среде Lotus зарекомендовала себя как высоконадежная платформа, которая работает в любых условиях, в том числе и достаточно неблагоприятных: например, обеспечивает устойчивую работу на ненадежных каналах связи. Кроме того, система предоставляет возможности удаленного администрирования, удаленной настройки, наследования дизайна и пр. Эти технологические достоинства в значительной степени определили выбор платформы IBM Lotus Domino/Notes.
Внедрение
В 2005 году на первом этапе проекта внедрение СЭД в Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и пилотное внедрение системы электронного документооборота на региональном уровне в Управлениях Роснедвижимости по Москве, Московской области и Республике Башкортостан.
Юрий Калинин: «Мы были очень непростым
заказчиком, и нашим партнерам пришлось достаточно много поработать, чтобы выполнить все наши пожелания к системе»
После анализа особенностей ведения делопроизводства и производственных процессов, исторически сложившихся в центральном аппарате, предстояла адаптация ядра системы «БОСС-Референт» под задачи ведомства. В состав СЭД были включены компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать основные производственные процессы Роснедвижимости, такие как:
- регистрация входящей/исходящей документации;
- обработка заявлений и обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений;
- контроль исполнения поручений, данных руководством Роснедвижимости по поступающим документам;
- регистрация, сортировка, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т. д.
За основу была взята структура и предыдущий опыт внедрения СЭД в Федеральной налоговой службе, где этот подход и решение были отработаны и проверены. Однако нельзя сказать, что изначально все решения подстраивались под готовый проект. По мере увеличения числа пользователей системы и приобретения нового опыта возникали новые требования заказчика, которые перекладывались на существовавшее техническое решение. В результате система электронного документооборота Роснедвижимости, за основу которой был взят продукт «БОСС-Референт», дополнялась и развивалась. Для реализации в системе всех требований Роснедвижимости в базовую версию пришлось внести около 95% изменений.
«Мы были очень непростым заказчиком, и нашим партнерам пришлось достаточно много поработать, чтобы выполнить все наши пожелания к системе. Но, с другой стороны, если заказчик ничего не спрашивает, значит, он в проекте не заинтересован. А когда он борется за реализацию каждой функции, форму документа или экранное представление, это говорит о его заинтересованности, и проект продвигается быстрее», — убежден Калинин.
Тиражирование СЭД
Так как Москва и Московская область — самые сложные в плане документооборота регионы, то на этих пилотных проектах удалось получить тиражную версию, которая учитывала все пожелания заказчика. Однако зачастую нет смысла внедрять какую-либо систему, если на местах отсутствует вычислительная техника. Это была одна из проблем, с которой пришлось столкнуться при реализации проекта. Для ее решения в отделениях Роснедвижимости во всех 89 субъектах РФ было организовано по четыре автоматизированных рабочих места.
«Несмотря на то что все пользователи прошли обучение, а все отделения в субъектах РФ были оснащены рабочими станциями и серверами, на сегодня активно использует систему примерно треть региональных подразделений, что уже очень хорошо, — поясняет Калинин. — Главная проблема у нас в кадрах. Однако сейчас в ведомство приходит много молодых специалистов, и мы надеемся, что это поможет оставшимся регионам быстрее начать освоение нашего решения».
Когда начался процесс внедрения системы, стало понятно, что уровень ИТ-специалистов в региональных подразделениях очень разный. Были регионы, где ИТ-специалисты вообще отсутствовали, поэтому туда невозможно было передать тиражный диск с программным обеспечением и рассчитывать на то, что персонал, следуя руководству пользователя, сможет самостоятельно его установить.
Вот здесь и пришлись как нельзя кстати возможности платформы Lotus. По договоренности с другими участниками данного комплексного проекта, осуществлявшими поставку различного оборудования и программного обеспечения в регионы, систему предварительно инсталлировали на рабочие станции и сервера. После этого по выделенным телекоммуникационным каналам устанавливали связь с региональным сервером и в этом режиме развертывали образ системы, благодаря чему удалось избежать командировок специалистов команды в каждый субъект федерации. Кроме того, была создана возможность удаленного администрирования, удаленной настройки, наследования дизайна системы.
Развитие проекта предполагает поддержку и сопровождение региональных представительств.