IBM s’appuie sur IBM Cognos TM1 pour l’analyse de ses dépenses au niveau mondial

« Standardiser le processus nous a apporté énormément : parce que nous disposions tous des mêmes métadonnées dans l’entreprise, nous avons pu bénéficier des avantages d’une structure commune. Plus important encore, les définitions centrales seront désormais utilisées dans toutes nos applications IBM Cognos TM1, ce qui renforcera la cohérence systématique et la proposition de valeur d’IBM Cognos TM1 en tant que plate-forme.»

James Correa, DSI Business Transformation and IT project Management Office. IBM

Client:
IBM WWSpend Deployment (US)

Secteur d’activité:
Services informatiques et services professionnels

Solution:
IBM Cognos TM1, IBM Cognos 8 BI

IBM a besoin de suivre ses dépenses mondiales de façon plus efficace et performante et d’obtenir des informations détaillées sur des zones géographiques spécifiques.

Besoin:

• Une interface commune pour la gestion des dépenses.
• Une application de reporting et d’analyse de bout en bout.
• Planifier plus intelligemment les dépenses

Solution:
IBM Cognos TM1 remplace une série de cubes Oracle Essbase hétérogènes et fournit une interface unique de contrôle et de pilotage des dépenses au niveau mondial : consolider, restituer, consulter et modifier d’énormes volumes de données multidimensionnelles.

Résultats:

• Une seule application l’analyse et le suivi des dépenses.
• Des calculs de dépenses et prévisions quasi-instantanés.
• Gestion cohérente des versions des données.
• Cadre préparatoire pour permettre aux contributeurs de saisir les données via Internet.
• Une planification pilotée par des mesures de performance.

Bénéfices réalisés:

• Standardisation des processus utilisés dans les différentes régions du monde.
• Simplification des workflows et possibilité pour les utilisateurs d’extraire des informations directement de la solution intégrée.
• Réduction des coûts d’administration et de maintenance informatique.

De l’avis d’IBM, l’économie en réseau actuelle a créé un paysage économique mondialisé et appelle des changements. Les économies globales intégrées ont engendré de nouvelles opportunités et de nouvelles sources de compétences. Internet a favorisé la communication et la collaboration à l’échelle du globe et introduit un nouveau modèle informatique basé sur une connexion globale et permanente. Dans ce contexte, les entreprises peuvent distribuer le travail et les technologies n’importe où dans le monde.

Au vu de ces opportunités, IBM travaille avec ses clients au développement de nouveaux schémas économiques et de nouvelles architectures techniques qui leur apportent la souplesse nécessaire pour affronter la concurrence dans ce nouveau contexte. L’entreprise s’adapte également aux pays émergents pour tirer parti de leur croissance à deux chiffres, en leur fournissant l’infrastructure technologique dont ils ont besoin et en exploitant leurs gisements de talents pour mieux servir ses clients.

Les besoins
En tant que société globale, IBM est amené à suivre et gérer un très gros volumes de dépenses dans des centaines de régions (selon le découpage interne IBM – NDLR). Pour s’acquitter de cette tâche sur des données aussi complexes et disposer en permanence de la visibilité nécessaire, IBM a dû remplacer son système Oracle par une solution plus rapide et plus évolutive capable de fonctionner en tandem avec sa solution IBM Cognos 8 Business Intelligence (BI) pour System z déjà mise en œuvre.

Les différentes régions et entités utilisant leurs propres sources de données et processus pour la gestion des dépenses, et faute d’interface commune pour consulter et suivre les dépenses à l’échelle de l’organisation, les analyses étaient souvent manuelles et compartimentées. De plus, il n’était pas facile pour les utilisateurs de passer d’un système à un autre pour consulter les données dont ils avaient besoin ; cela ralentissait le processus et empêchait l’équipe financière d’accéder rapidement au niveau de détail requis pour effectuer des analyses pertinentes des dépenses et donc contrôler ces dernières à un niveau global.

Lorsqu’elle jeta les bases de la solution de gestion des dépenses, l’équipe développa treize dimensions communes pour standardiser les processus dans les régions. Ces dimensions seront reprises dans les applications déployées à l’avenir, pour introduire la standardisation et la cohérence qui faisaient défaut dans la solution existante.

« Nous utilisions plusieurs centaines de cubes de données mais nous n’avions pas d’outil pour assurer leur cohérence. Ce qui rend la proposition de valeur de la solution IBM Cognos TM1 aussi attractive, c’est la possibilité de gérer ces définitions de manière plus systématique pour tous les cubes », précise James Correa.

Concernant la BI, en optimisant la solution IBM Cognos 8 BI déjà mise en œuvre, IBM a pu étendre les possibilités de reporting sur le Web tout en exploitant pleinement la fonctionnalité ISB (In Spreadsheet Browser) d’IBM Cognos TM1. cela a contribué à simplifier les workflows en s’appuyant sur les feuilles de calcul déjà utilisées par les collaborateurs. Et plus besoin pour les utilisateurs de copier-coller des données dans des présentations pour les communiquer aux dirigeants puisqu’il est désormais possible d’extraire ces informations directement d’une solution plus étroitement intégrée.

IBM dispose désormais d’informations plus fines pour analyser ses dépenses mais aussi gérer et suivre la structure de ses coûts. Inutile d’accéder au grand livre pour extraire des informations, structurer des requêtes et rapprocher des chiffres consolidés ; IBM Cognos TM1 s’en charge en toute transparence et très rapidement.

Bénéfices réalisés
Bien que la mise en œuvre de WWSpend n’en soit qu’à ses débuts – les déploiements en Asie-Pacifique et en Amérique du Nord sont prévus pour le deuxième semestre 2010 et concerneront 1000 utilisateurs - IBM constate déjà plusieurs avantages importants : Avec une seule application pour l’analyse et le suivi des dépenses sur un cube IBM Cognos TM1 (au lieu de 16 cubes Oracle Essbase hétérogènes), le support informatique nécessaire pour gérer et prendre en charge chaque région a très nettement diminué. Grâce au serveur OLAP breveté avec mémoire 64 bits, IBM Cognos TM1 offre un accès quasi-instantané à d’énormes volumes de données que les analystes peuvent manipuler en fonction de leur besoin et des axes d’analyses qu’ils souhaitent mettre en œuvre.

« IBM compte de nombreux départements, d’entités et services et nous avions besoin de cette vision instantanée et globale de nos dépenses. Avec IBM Cognos TM1, nous pouvons prendre le pouls de chaque région, Business Units à partir d’une solution unique », commente M. Berson.

« IBM Cognos TM1 nous donne l’opportunité de consolider de nombreux cubes liés aux dépenses en augmentant le nombre de dimensions prises en charge. Cette fonctionnalité était essentielle pour développer un cube standard pour l’ensemble des régions et des entités économiques. Ce cube TM1 servira de base à notre projet d’harmonisation des dépenses avec l’objectif de rendre compte de manière cohérente des dépenses de toutes les régions et entités économiques », ajoute Gary Bernstein, VP Finance Transformation and Talent.

Les premiers résultats ne sont pas passés inaperçus : L’équipe de direction évalue la planification au niveau du projet informatique en s’appuyant sur WWSpend pour prévoir et suivre la corrélation entre les investissements IT et le retour sur investissement. En fait, WWSpend servira à standardiser les dimensions pour tous les déploiements IBM Cognos TM1 futurs et les migrations Oracle correspondantes chez IBM.

En outre, avec le passage à la phase suivante du déploiement, IBM prévoit de migrer vers la planification en mode Web que propose IBM Cognos TM1 9.5 pour ne plus se limiter aux feuilles de calcul comme interface de collecte de données. IBM s’appuiera aussi sur le module Contributor pour consolider les workflows et sur les fonctionnalités de planification basées sur des mesures de performance pour le suivi et l’analyse des données historiques.