HEAG Südhessische Energie AG (BP Wünsch)

Die HEAG Südhessische Energie AG HSE ist zusammen mit ihren Tochtergesellschaften einer der größten Arbeitgeber in Südhessen. In einem Gebiet mit nahezu 1 Million Menschen sorgt die HEAG täglich dafür, dass Haushalte, Industrie und Gewerbe sowie öffentliche Einrichtungen die Energie bekommen, die sie zum Leben und Wirtschaften brauchen.

Trotz des Einsatzes der SAP R/3 Software war der Ablauf in der Rechnungsprüfung nicht rund. Die bisherigen Durchlaufzeiten waren zu lang und der Ablauf zu aufwendig. Skontofristen konnten oftmals nicht ausgenutzt werden. Eine elektronische Workflowlösung sollte die Situation verbessern. Zur Umsetzung des komplexen Prozesses standen die Systeme SAP R/3 und IBM Lotus Notes/Domino zur Diskussion. Der Prozess wurde redesigned und in eine systemintegrierende Workflowlösung umgesetzt. Alle eingehenden Rechnungen werden zentral in der Registratur über spezielle Scan-Arbeitsplätze erfasst. Über eine automatische Schnittstelle werden die eingescannten Rechnungen direkt an den Rechnungsprüfungsworkflow weitergeleitet. Im Rechnungsprüfungsworkflow werden alle wichtigen Daten der Rechnung direkt erfasst. Dabei unterstützt die Erfassung eine Schnittstelle zum SAP R/3 System, welche zur Auswahl der Kreditoren aus dem SAP R/3 System dient. Über eine weitere Schnittstelle zu SAP werden die Rechnungen automatisch vorerfasst und über einen eigenen SAP Aufruf wird die Verknüpfung mit der entsprechenden Rechnung im Archiv hergestellt. Am Ende des Prozesses wird ebenfalls über eine SAP Schnittstelle der Status des Belegs in SAP geprüft. Nur wenn dieser ordnungsgemäß in SAP gebucht wurde, kann der Prozess im Rechnungsprüfungsworkflow abgeschlossen werden. Nach dem kompletten Durchlauf des Workflow wird die Rechnung mit allen im Workflow angefallen Daten (Rechnung, Klärungen, Anhänge, Status, Freigaben) letztendlich automatisch an das Archivierungssystem übergeben und aus der Applikation wieder entfernt.

Durch die Realisierung im Lotus Notes Umfeld besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle relevanten Mails für die Prüfung aus der eigenen Mailbox direkt in den Rechnungsprüfungsworkflow zu übernehmen. Aufgrund der Anforderung, dass im HSE Verbund mehrere Firmen mit dem Rechnungsprüfungsworkflow arbeiten, können die Berechtigungen vollkommen flexibel konfiguriert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand und sind leicht zu rechnen: ausgenutzte 3% Skonto bei einer Rechnung in Höhe von 100.000,- € ergeben eine Ersparnis von 3.000,- €. Diese Zahlen lassen sich mit dem gesamten Rechnungsvolumen hochrechnen. Der Mehrwert des redesignten Prozess zeigt sich sofort.

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