Social Collaboration – Wissen teilen in einer vernetzten Welt

Viele Unternehmen knüpfen hohe Erwartungen an den Einsatz von Social Collaboration Tools, die auch unter dem Begriff Web 2.0 bekannt sind. Social Software bietet die Möglichkeit, durch einfache Tools wie Blogs oder Wikis den Wissensaustausch in Unternehmen so attraktiv zu gestalten, dass er eine lebendige Kommunikation unter großer Beteiligung der Mitarbeiter ermöglicht.

David Faller Die IBM Internet-Redaktion sprach mit David Faller, Web 2.0 Leader aus dem Böblinger Research & Development Center über die Vor- und Nachteile von Social Collaboration.

Herr Faller, was versteht man unter "Social Collaboration" und welche Vorteile hat es im geschäftlichen Alltag?

David Faller: Ein Aspekt ist die Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit von Mitarbeitern eines Unternehmens, wie wir das bisher von E-Mails oder Telefon kennen. Dieser Aspekt wird im Zeitalter der Globalisierung immer wichtiger, wo Experten in verschiedenen Ländern an gemeinsamen Themen arbeiten, sich potenziell jedoch nie persönlich kennen lernen. Auch in diesen virtuellen Teams besteht der Anspruch, gemeinsam exzellente Ergebnisse zu liefern. Das setzt eine vertrauensvolle Zusammenarbeit voraus. Hier kommt dann der soziale Aspekt ins Spiel, den Social Collaboration mit sich bringt. In Zeiten, in denen persönliche Treffen immer seltener möglich sind, müssen die sozialen Kontakte und damit die Vertrauensbasis zwischen einzelnen Kollegen auf andere Weise hergestellt werden. Dies kann über eine Social-Collaboration-Plattform erfolgen.

Wie kann Social Collaboration die Zusammenarbeit  produktiver machen?

David Faller: Früher haben wir uns in sogenannten "Kaffeeecken-Meetings" wöchentlich getroffen und uns zu verschiedenen Themen ausgetauscht. So hat man seinen Kollegen besser kennen gelernt - nicht nur als Arbeitskollegen sondern als "die Person hinter dem IBMer" mit ihren Werten und Idealen. Diese Informationen bilden ein soziales Kapital, das unsere Zusammenarbeit produktiver macht. Heute arbeiten internationale Teams in Projektgruppen oft nur kurzfristig zusammen. Das erschwert den Aufbau von Beziehungen. Hier zeigt sich der Mehrwert einer Social Collaboration Plattform: dort kann ich mehr über einen Kollegen erfahren - sofern er diese Informationen über sich zur Verfügung stellt - beispielsweise in seinem persönlichen Blog. Diese Zusatzinformationen tragen zum sozialen Wissen bei und helfen in der vertrauensvollen Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.

Es gibt Unternehmen, die Social Collaboration auf Web 2.0 Plattformen skeptisch sehen, weil sie befürchten, dass Mitarbeitern weniger Zeit für ihr Kerngeschäft bleibt...

David Faller: Diese Gefahr ist immer präsent, wenn Mitarbeiter Zugang zum Internet haben. Wenn eine Social Plattform aber effektiv genutzt wird, kann dies eher dazu führen, dass Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen können und dadurch produktiver sind. Wenn ich ein persönliches Netzwerk habe, auf das ich online zugreifen kann und von dessen Erfahrungen ich profitiere, dann macht mich das produktiver als wenn ich – ohne die Hilfe des Netzwerks – versucht hätte, mir die notwendigen Informationen selbst zu beschaffen oder neu zu erarbeiten. Wissen an Kollegen weitergeben und Wissen von Kollegen aufnehmen, um für das Unternehmenproduktiv zu sein, das ist der Sinn von Social Networking.

Mit Lotus Connections bietet IBM ein Social Collaboration Tool an. Welche Kunden nutzen dieses Produkt und was ist der Mehrwert für sie?

David Faller: Die Lotus Connections Suite basiert auf den Erfahrungen, die wir bei IBM gemacht haben. Diese Technologien kennen viele unserer Kunden überhaupt nicht. Viele haben allenfalls ein Unternehmensadressbuch, aber oft nur auf Papier und nicht digital. Es ist daher sehr kompliziert, den richtigen fachlichen Kontakt innerhalb der eigenen Firma zu finden, insbesondere wenn sich durch Umstrukturierungen und andere Maßnahmen die Rollen von Mitarbeitern häufiger ändern als in der Vergangenheit. Große Unternehmen  sehen einen Vorteil darin, über Social-Collaboration-Plattformen Experten im Unternehmen leichter zu identifizieren und schnell den richtigen fachlichen Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema zu finden. Und ihre Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, auf eine moderne Art miteinander zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Ein wichtiger Aspekt, wenn man daran denkt, dass junge Mitarbeiter in Unternehmen kommen, die es von Schule, Universität und privatem Umfeld gewohnt sind mit Collaboration Tools wie Facebook, Wikis und Blogs umzugehen.

Wo geht die Reise hin in Sachen Social Collaboration?

David Faller: Die Reise ist noch lange nicht zu Ende. Bei vielen Themen der Informationsbeschaffung arbeiten Mitarbeiter immer noch als Einzelkämpfer. Das Thema "Information Overload" ist omnipräsent. Man kann zwar davon profitieren, was andere beispielsweise über ihre Blogs weitergeben, muss aber individuell die für einen wirklich relevanten Informationen herausfiltern. Deshalb wird eines der Zukunftsthemen "Kollektive Informationsbewertung" sein, das heißt, wie kann man das Filtern relevanter Informationen automatisieren. Jeder Einzelne innerhalb eines Netzwerks trägt durch seine persönlichen Präferenzen und Bewertungen dazu bei  für andere "Netzwerker" diese Informationen nutzbar zu machen. Dabei werden Informationen, die von Personen stammen, denen man einen hohen Vertrauensbonus zu einem bestimmten Thema ausspricht, direkt weitergeleitet, während Informationen von Personen mit einem geringer eingestuften Vertrauensbonus zunächst gefiltert werden.

Herr Faller, wie nutzen Sie persönlich Social Collaboration Tools in Ihrem Arbeitsalltag?

David Faller: Ich schreibe regelmäßig Blogs und habe meinen Mitarbeitern gegenüber das Versprechen gegeben, dass ich FYI-Mails auf ein absolutes Minimum reduziere bzw. gar nicht mehr verschicke, sondern auf meinem Blog poste. Mein Team kennt meinen Blog und weiß, dass sie dort kommentieren und Diskussionen führen können, auch mit Leuten außerhalb des Teams. Einige meiner Mitarbeiter haben daraufhin eigene Blogs aufgesetzt, in denen sie technischen Erfahrungen weiter verteilen. Präsentationen oder Vorträge, die ich zum Thema Web 2.0 oder Social Software halte, gebe ich über die Social Collaboration Tools  weiter. In meinem Team nutzen wir Activities, ein weiterer Service von Lotus Connections, der dabei unterstützt, ad hoc Arbeitsgruppen zu organisieren oder Aufgaben zu koordinieren. Gerade in internationalen Projektteams, wo die telefonische Abstimmung aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen schwierig ist, habe ich so jederzeit einen Überblick, wo jeder mit seinen Aktionen steht und kann direkt auf die Informationen eines Teammitglieds zugreifen.

Gibt es einen Wegweiser der aufzeigt, welches Tool für welchen Zweck am besten geeignet ist?

David Faller: Generell würde ich sagen, Informationen, die anderen Mitarbeitern Vorteile bringen können, sollten möglichst nicht in Teamrooms oder  ähnlichen geschlossenen Plattform versteckt sein - auch wenn es viele Fälle geben wird, bei denen Vertraulichkeit oberste Priorität hat, und die daher erfordern, dass die Informationen auf einer geschlossenen Plattform liegen. Wenn ich also in einer Projektgruppe an einem bestimmten Thema arbeite, kann ich ein Wiki aufsetzen und den Schreibzugriff auf die Leute begrenzen, die direkt zu dieser Arbeitsgruppe beitragen. Über die Intranetsuche können dann alle übrigen Kollegen von den Ergebnissen dieses Teams profitieren. Blogs für Projektteams halte ich generell für sehr sinnvoll. Sie können beispielsweise genutzt werden, um anderen "lessons learned" zur Verfügung zu stellen. Blogs sind nützlich, um kleine, geschlossene Informationseinheiten zu sammeln. Wenn man große Wissensmengen zusammentragen, strukturieren und konsolidieren muss und sich mehrere Leute daran beteiligen,  ist ein Wiki die geeignete Plattform. Und für offene Diskussionen in großen Teams sind Communities eine gute Alternative, weil man  den Verlauf der Diskussion überschaubar verfolgen kann, was bei E-Mail-Korrespondenz  unübersichtlich ist.

Herr Faller, danke für dieses Interview.