Informationen, Content und Dokumentenberge


Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Managing Director,
Project Consult GmbH
Dr. Ulrich Kampffmeyer erklärt seine Sicht auf den ECM-Markt
Im Content- und Dokumentenmanagement gilt Dr. Ulrich Kampffmeyer als Experte. Der Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH berät seit vielen Jahren Kunden aller Branchen bei der Planung und Durchführung von ECM-Projekten (Enterprise Content Management). Zudem beleuchtet er als Referent und Publizist regelmäßig den ECM-Markt und untersucht Trends. Was bewegt den Markt heute? Der Insider hat Dr. Ulrich Kampffmeyer interviewt.

Insider: Welche Trends im ECM-Bereich erwarten Sie in der nächsten Zeit?

Ulrich Kampffmeyer: Der ECM-Bereich adaptiert die allgemeinen ITK-Trends, etwa Cloud, Mobile oder Social. Daneben gibt es Anwendungsgebiete, in denen ECM künftig eine verstärkte Rolle spielen muss. Etwa beim Informationswachstum: Unter dem Schlagwort Big Data verbergen sich viele ECM-Themen. ECM, insbesondere die Archivierung von Informationen, ist die notwendige Antwort auf die immer schnellere Entwicklung von Kommunikations- und Informationstechnologien. Denn diese Technologien kümmern sich kaum um die Bewahrung und Erschließung von Informationen.

Insider: Mobile Anwendungen verändern die Alltagswelt. Wie wirken sie sich auf den Bereich ECM aus?

Ulrich Kampffmeyer: Der Bereich Mobile verändert nachhaltig unseren Umgang mit Informationen. Das beginnt bei den intuitiven, einfach zu bedienenden Benutzeroberflächen mobiler Geräte. Durch die App gewöhnen wir uns zudem wieder daran, kleine, hoch spezialisierte Einzelanwendungen für bestimmte Aufgaben einzusetzen, anstatt alles in einer Oberfläche zusammenzuführen. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die Aspekte Authentifizierung, Sicherheit und Verfügbarkeit. Nicht zuletzt fördert Mobile massiv den Trend zu Software-as-a-Service-(SaaS) und Cloud-Lösungen. Das alles hat Auswirkungen auf den ECM-Markt: Erstens werden Apps für Archivierung und Collaboration kommen. Zweitens entsteht ein Markt für Archiv-, Workflow- und andere ECM-Komponenten, die als Cloud-Lösungen mobil genutzt werden.

Insider: Welche Rolle spielt Information Governance für Dokumenten- und Content-Management?

Ulrich Kampffmeyer: Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen und der Bereich Information Governance sind und bleiben Hauptanwendungsgebiete von ECM-Lösungen. Gerade hier wächst der Bedarf an Systemen für Records-Management, Archivierung, E-Discovery und Vorgangsbearbeitung. An Systemen also, welche Informationen nachvollziehbar steuern und nutzbar machen. Insbesondere wachsende Informationsmengen und neue Nutzungsmodelle wie Cloud, Mobile und Social machen Information Governance unerlässlich.

Insider: Wird sich die Cloud langfristig im ECM-Bereich durchsetzen?

Ulrich Kampffmeyer: Das ist für mich selbstverständlich. Die Frage ist vielmehr, ob sich die Public Cloud für Unternehmen durchsetzt. Hier muss man Konfigurations- und Einrichtungsmöglichkeiten so beschränken, dass sie von unbekannten Anwendern einfach und sicher genutzt werden können. Das heißt gleichzeitig: Die bei ECM-Lösungen häufige Spezialisierung und Individualisierung kann es bei einem öffentlichen Angebot nicht geben. Anbieter aus dem Cloud-Umfeld gehen in Punkto ECM daher neue Wege, erfinden sozusagen das Rad neu: Dropbox, aber auch Standardangebote wie Skydrive, Google Drive oder Amazon bieten zunehmend Funktionalitäten aus dem ECM-Umfeld an. Dies reicht vom Teilen von Informationen über das Archivieren bis in den Bereich Collaboration hinein. Aber auch traditionelle ECM-Anbieter versuchen, den Anschluss zu halten, und bieten Lösungen als Software-as-a-Service an. Hier liegt jedoch der Fokus eher bei speziellen Lösungen für spezielle Anwenderkreise, also Branchenlösungen.

Insider: Die Bundesregierung hat jüngst ein neues erweitertes Konzept für die elektronische Verwaltungsarbeit in öffentlichen Behörden vorgestellt. Was bedeutet das?

Ulrich Kampffmeyer: Sie sprechen den Nachfolger von DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung) an: das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA). Mit ihm entfällt auch die Produktzertifizierung nach DOMEA-Standard. Das ist positiv zu sehen, denn damit erledigt sich auch die Vorauswahl zertifizierter Produkte durch die Bundesregierung. Zudem deckt OKeVA Themen ab, die es in DOMEA nicht gab, allem voran die elektronische Akte. Das Konzept ist aber noch nicht vollständig und – das ist das Grundproblem – es leidet darunter, dass es mit der schnellen technologischen und kulturellen Entwicklung nicht Schritt halten kann.

Deutschland betreibt vieles überdimensioniert und zu komplex. Unsere Verwaltung und auch solche Konzepte behindern letztlich die schnelle Adaption neuer Entwicklungen. Das neue Konzept kann man als organisatorische Leitlinie betrachten, eine Pflichtvorlage für die Umsetzung von ECM-Systemen sollte es nicht werden. Wichtiger ist, die durch den Wegfall von DOMEA entstehenden Gestaltungsfreiräume zu nutzen, um die Organisation der Öffentlichen Verwaltung kundenfreundlicher zu machen. Im Vordergrund müssen dabei die Prozesse stehen, denn sonst kommt es nur wieder zur Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz.

Insider: Datenflut und Informationsgesellschaft – welcher kulturelle Wandel vollzieht sich gerade?

Ulrich Kampffmeyer: Wir leben in interessanten Zeiten. Noch nie hat sich in so kurzer Zeit so viel für so viele Menschen geändert. Die Globalisierung ist erst durch die rasante Entwicklung der Kommunikations- und Informationstechnologien möglich geworden. Wir leben und arbeiten in einer Welt, die ohne die ständige Verfügbarkeit und Erreichbarkeit – von Informationen wie auch von Menschen – bereits undenkbar ist. Privat- und Berufsleben verschmelzen. Wir nennen dies gern die Informationsgesellschaft. Dort sind wir aber noch nicht angekommen, weil alles zu schnell geht, wir im Prinzip überfordert werden. Und wir werden auch zunehmend manipuliert. Wir generieren ein ungeheures Volumen an Information mit unkontrollierter Redundanz. Wir sind abhängig von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information. Geht die Information verloren, fällt unsere hochtechnisierte Gesellschaft um Jahrhunderte, wenn nicht Jahrtausende zurück.

Wir haben den notwendigen kulturellen Wandel also noch nicht eingeleitet, wir stehen hier immer noch staunend mit offenem Mund vor dem, was am Markt passiert. Und wir alle sitzen einer Täuschung auf – dass nämlich die Digital Natives, die in dieser Umwelt bereits aufgewachsen sind, es richten werden. Diese sind aber vielfach nur noch oberflächliche Konsumenten, und es mangelt zunehmend an Information Professionals, die den Herausforderungen im Umgang mit Informationen gewachsen sind. Mit der fortschreitenden Automatisierung, der Verknüpfung aller Informationen, der Anwender-Bevormundung durch die Systeme, der Allgegenwärtigkeit im Ubiquitous Computing, mit all diesen Entwicklungen wird auch das Selbstverständnis des Menschen in Bezug auf seine Arbeit, seine Bedeutung in Frage gestellt.

Insider: Wie lassen sich diese Herausforderungen lösen? Wie kann ECM den kulturellen Wandel unterstützen?

Ulrich Kampffmeyer: ECM, so wie wir es kennen, verändert Arbeitsweisen, aber es unterstützt weniger den kulturellen Wandel. Für diesen Wandel sind organisatorische Maßnahmen, Weiterbildung, Erwerb von neuen Kompetenzen, lebenslanges Lernen gefordert. ECM hingegen bezeichnet Unterstützungstechnologien, die gerade als Infrastruktur in den Untergrund der Systeme wandern.

Ich habe daher für mein Unternehmen und mich ECM längst umdefiniert – ECM steht nicht mehr für Enterprise Content Management, sondern für Enterprise Change Management. Schließlich geht es um Veränderungsprozesse: Veränderungsprozesse im Unternehmen, zwischen Unternehmen, zwischen Unternehmen und Mitarbeitern, zwischen Unternehmen und Kunden. Diese Prozesse befinden sich im Wandel, immer schneller, mit immer neuen kommunikativen und kulturellen Auswirkungen.

Das bisherige ECM-Konzept im Sinne von Enterprise Content Management kann hierzu nur einen sehr bedingten Unterstützungsbeitrag leisten. Kultur entsteht nicht in Systemen, Kultur ist eine menschliche Eigenschaft, die aus der Kommunikation zwischen Menschen entsteht. Künftige Technologien müssen darauf ausgerichtet sein, diesen Wandel zu begleiten und zu unterstützen.

Insider: Können Sie ein Beispiel aus der Praxis nennen?

Ulrich Kampffmeyer: Es gibt einige Anwendungsfelder, in denen ECM-Komponenten durchaus kulturelle Entwicklungen unterstützen und sogar initiiert werden können. Nehmen wir den demographischen Wandel. Dieser Wandel führt gerade zu einer Renaissance des Knowledge Management: In den nächsten 5 bis 10 Jahren wird mehr als ein Viertel aller Wissens- und Entscheidungsträger die Unternehmen verlassen. Dabei gilt es, alles formalisierbare, in Daten und Dateien greifbare Wissen dieser Personen zu finden, aufzubereiten, zu erschließen und anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dies dient dann als recherchierbare Wissensbasis, aber auch als E-Learning-Modul oder integrierte Hilfefunktion in einer Software. Idealerweise sind die Informationen deskriptiv ergänzt, mit Erfahrungen angereichert und von den ursprünglichen Nutzern und Erzeugern bewertet.

Basistechnologie für solche Systeme für das Knowledge Management und die Bewahrung von Wissen sind ECM-Komponenten: die automatische Klassifikation, elektronische Archive oder Kollaborationsplattformen. Man wird diese Lösungen nicht ECM nennen, aber ohne ECM werden sie nicht funktionieren. Die Erschließung und Bewahrung von Information ist die Aufgabe von ECM, und diese Aufgabe ist gesellschaftlich von eminenter Bedeutung. In diesem Sinne sind elektronische Archive das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Und wenn wir uns um die Herausforderungen jetzt nicht ernsthaft kümmern, wird man unter späteren Historikern unsere Zeit als das "dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur" bezeichnen.

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