Die Menge der in Unternehmen elektronisch gespeicherten Daten wächst seit Jahren nahezu explosionsartig an. Die Steigerung der Datenmengen macht die effektive und professionelle Datenarchivierung für Unternehmen nicht nur unter Kosten- und Produktivitätsaspekten zu einem immer wichtigeren Thema, sie hat auch eine nicht zu unterschätzende rechtliche Komponente. So finden sich vor allem im Handels- und Steuerrecht ausdrückliche Anforderungen an die Datenaufbewahrung. Daneben gilt es, die Verfügbarkeit von Daten für die Erfüllung sonstiger gesetzlicher Dokumentationspflichten (wie sie sich z.B. aus dem Umweltrecht, Produktsicherheitsanforderungen, dem Arbeitsrecht ergeben) und die Beweisführung bei Rechtsstreitigkeiten aller Art sicherzustellen.
I. Allgemeines Zivilrecht
Die Archivierung von Daten ist in allgemein-zivilrechtlicher Hinsicht schon im Zusammenhang mit der Dokumentation von Rechtsgeschäften wichtig, dies gilt nicht etwa nur für den Bereich des Fernabsatzes. Ebenso kann den innerhalb eines Unternehmens ausgetauschten E-Mail-Nachrichten erhebliche rechtliche Bedeutung zukommen, etwa für die Dokumentation der Berichtskette zur Geschäftsleitung, der von dort gegebenen Anweisungen oder der Kommunikation mit dem Betriebsrat. Zivilprozessual ist die Datenarchivierung beweisrechtlich relevant. Denn im deutschen Zivilprozess obliegt es jeder Partei selbst, die von ihr vorgetragenen Tatsachen im Streitfall durch entsprechende Nachweise, insbesondere auch Schriftstücke, zu belegen.
II. Handelsrecht
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen zunächst für die Buchführungsunterlagen, d.h. für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (ggf. auch Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte) und die Belege für Buchungen in den Handelsbüchern. Die genannten Unterlagen können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bei Kapitalgesellschaften mit Anhang) auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Insoweit ist das Unternehmen in der Form der Archivierung frei und kann diese auch wechseln. Die Aufbewahrungspflicht besteht für die Dauer von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, bzw. das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde. Daneben sind die empfangenen und versendeten Handelsbriefe aufzubewahren. Als Handelsbriefe in diesem Sinne gelten diejenigen Schriftstücke, welche ein Handelsgeschäft betreffen, also insbesondere Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und dergleichen. Auch E-Mail-Nachrichten können Handelsbriefe in diesem Sinne sein. Die Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt selbstverständlich auch für E-Mail-Nachrichten, die zugleich Handelsbriefe sind.
III. Steuerrecht
Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften sind inhaltlich weitgehend an die handelsrechtlichen Bestimmungen angelehnt. Sie dienen der Überprüfung der Bücher durch die Finanzbehörden, insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen, die sich häufig auf mehrere zurückliegende Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeiträume erstrecken. Während nach dem Handelsrecht nur Kaufleute zur Aufbewahrung verpflichtet sind, müssen die steuerrechtlichen Bestimmungen von jedem jeweils Steuerpflichtigen beachtet werden. Dies schließt auch Freiberufler ein. Bei den Kapitalgesellschaften trifft die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung letztlich deren Unternehmensleiter.
Die wesentlichen Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen enthält die Abgabenordnung (AO). Aufzubewahren sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und – insoweit über das Handelsrecht hinausgehend - sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Solche sonstigen Unterlagen können etwa Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen und Kalkulationsunterlagen sein. Aus einzelnen Steuergesetzen können weitere Regeln, zum Beispiel nach dem Umsatzsteuergesetz und dem Einkommensteuergesetz (zu Lohnkonten etc.), hinzukommen.
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die wie nach der handelsrechtlichen Bestimmung schriftlich und im Original vorliegen müssen, können die Aufzeichnungen auch auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden. Auch die DV-gestützte Buchführung muss dabei "geordnet" sein und die retrograde und progressive Prüfbarkeit der Unterlagen ermöglichen. Hierzu wurden in Zusammenarbeit der Landesfinanzbehörden die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) herausgegeben, die die Voraussetzungen z.B. an Datensicherheit und Wiedergabefähigkeit der Daten bei elektronischer Buchführung konkretisieren. Ergänzend hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 16. Juli 2001 die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GdPdU) erlassen und insbesondere weitere Anforderungen an Abrufbarkeit und Archivierung elektronisch gespeicherter Unterlagen definiert.
Die Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen etc. sind für zehn Jahre aufzubewahren, die Handels- und Geschäftsbriefe und übrigen für die Besteuerung relevanten Unterlagen sechs Jahre. Aus Einzelgesetzen können sich wiederum Abweichungen ergeben. Zudem besteht die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich weiter, so lange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Durch den Beginn einer Außenprüfung wird die Frist außerdem gehemmt, so dass die Unterlagen in einem solchen Fall letztlich auf unbestimmte Zeit auch über die eigentlichen Aufbewahrungsfristen hinaus vorzuhalten sind.
Eine Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten kann zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Steuerbehörde führen. Dabei kann sich der Fiskus an der oberen Grenze des Schätzungsrahmens orientieren. Ferner drohen Bußgelder und im äußersten Fall sogar strafrechtliche Folgen (Verletzung der Buchführungspflicht, § 283b StGB, Bankrott, § 283 StGB). Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht liegt insbesondere im Fall der Vernichtung von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor.
(Kurt von Pölnitz, IBM, IMT Counsel Germany)