E-Mail-Archivierung ist ein Thema, das sicherlich schon seit einigen Jahren bekannt ist. Lange Zeit stand (und steht) hierbei das Einsparen von Speicherplatz im Vordergrund der Diskussion, denn die Flut an E-Mails nimmt weiter zu. Der Marktforscher IDC schätzt, dass das jährliche Volumen von Geschäfts-E-Mails 2007 rund 5 Exabytes erreichen wird, was einer Verdoppelung während der vergangenen 2 Jahre gleichkommt. 1 Exabyte entspricht 1 Billion Gigabyte Speichervolumen! Vor allem werden immer mehr Dateianhänge versandt, die enormen Speicherplatz benötigen. Auch wenn Datenspeicher in den vergangenen Jahren immer günstiger wurden, hat dieses Problem die Einführung von E-Mail Archivierungs-Lösungen oft voran getrieben.
E-Mails als Speicherfresser
Und hier können entsprechende Systeme durchaus helfen, indem sie Deduplikation von E-Mails durchführen und gerade auch Dateianhänge eben nur einmal speichern, statt sie in Posteingangsboxen und Ordnern der Anwender x-fach aufzubewahren. Dies hat jedoch auch dazu geführt, dass Punktlösungen entwickelt wurden, die sich eben nur mit der Archivierung von E-Mails auseinandersetzen, und diese losgelöst von anderen Dokumenten und Inhalten in separaten Repositories ablegen. Die Ablageregeln solcher Systeme, die definieren, welche E-Mails gespeichert werden, sind meist sehr einfach und berücksichtigen vor allem die Größe der E-Mail beziehungsweise des Anhangs und deren Alter.
E-Mails als Geschäftsdokument
Der umfassendere Ansatz zur E-Mail-Archivierung - oder besser zum E-Mail-Management - sieht E-Mails dagegen als eine weitere Dokumentenart, die zusammen mit ehemals papiergebundenen, nun gescannten Unterlagen oder Office-Dokumenten abzulegen sind. Das Grundverständnis ist hierbei, dass E-Mails nur eine weitere Dokumentenart sind, die statt wie bisher auf Papier oder per Fax nun eben per elektronischer Post übermittelt werden. Zwei Motive stehen dahinter: Einerseits wird der Wert von E-Mails im Rahmen der Kundenbetreuung erkannt. Immer mehr Bestellungen, Service- und Informationsanfragen oder Beschwerden werden heute per E-Mail übermittelt. Diese Dokumenten müssen eben nicht nur in persönlichen oder Service-Mailboxen erfasst werden, sondern gehören zu einem Geschäftsvorgang und deshalb als Dokument in die Kunden- oder Serviceakte.
Noch fehlt der Skandal in Deutschland
Daneben spielen gesetzliche Anforderungen - sogenannte Compliance-Regularien - eine beständig zunehmende Rolle. Sie werden aber in Deutschland noch nicht gebührend berücksichtigt. Zwar wurde eine prominente deutsche Bank in den USA von der Börsenaufsicht bereits mit einer hohen Geldstrafe belegt, weil E-Mails nicht wieder aufgefunden und dokumentiert werden konnten, jedoch wird dieser Vorfall in Deutschland gern mit dem Hinweis "das war ja in den USA" bagatellisiert. Auch andere prominente Fälle werden nicht so wahrgenommen, wie es notwendig wäre. Bei der Bestrafung von McLaren Mercedes in der Formel 1 spielten die von Testpilot Pedro de la Rosa gefundenen E-Mails als Beweis eine entscheidende Rolle bei der Verurteilung zur Geldstrafe. Hierzulande fehlt wohl noch der öffentlich gemachte Rechtsfall, der Skandal, in dem E-Mails als Indiz oder Beweismittel herangezogen werden und zu einer eklatanten Strafe führen. Wo sich aber die Erkenntnis durchgesetzt hat, dass E-Mails zu erfassen und nach Lebenszyklusregeln zu verwalten (und zu vernichten sind), beginnt das Nachdenken darüber, wie das zu gewährleisten ist. Entscheidet der individuelle Anwender darüber, welche E-Mails gespeichert werden? Dies ist einerseits sicher eine Frage der Disziplin, andererseits kann ein Anwender wohl nur schwerlich immer korrekt beurteilen, welche E-Mails nun unter Compliance- oder Service-Gesichtspunkten wirklich wichtig und aufbewahrungswürdig sind. Müssen also einfach alle E-Mails archiviert werden? Dann wird auch jede Spam-Mail gespeichert, die nun wirklich nicht ins Archiv gehört.
E-Mail Archivierung und Klassifizierung leicht machen
Die Diskussion über Einführung und Einsatz von E-Mail-Archivierung sollte in jedem Unternehmen individuell geschehen - sicherlich auch unter Einbeziehung des Betriebsrats. E-Mail-Archivierungs-Lösungen sollten für die Erfassung bzw. Ablage der elektronischen Nachrichten zwei Optionen unterstützen: Einerseits sollen Anwender "ihre" E-Mails auf einfache Art und Weise speichern können, andererseits muss aber auch eine komplett automatisierte Erfassung möglich sein. Immer größere Bedeutung werden in diesem Zusammenhang Werkzeuge zur automatisierbaren Klassifikation von E-Mails erhalten. Diese Tools sind in der Lage, E-Mails zu analysieren, dort nach Inhalten und Stichworten zu suchen und daraufhin entweder automatisch oder per Bestätigung durch den Anwender E-Mails zu verschlagworten und abzulegen. Die Analysefunktionalität reicht dabei von der Kundenzuordnung per E-Mail-Adresse, über Suchen und Herausfiltern von Kunden- oder Auftragsnummer im E-Mail-Text oder Anhang bis zum Selektieren von E-Mails basierend auf einer unternehmensspezifischen Taxonomie.
Diese Technologie wird dabei künftig sicher nicht nur für E-Mails sondern generell zur Klassifizierung von Dokumenten und Inhalten benutzt werden. Dies reicht von der Klassifikation beim Multikanalposteingang über das Klassifizieren von Dokumenten, die sich auf lokalen Platten, Netzwerklaufwerken oder in wild wuchernden Sharepoint-Bibliotheken befinden bis hin zur Reklassifikation von bereits erfassten Dokumenten und Inhalten. All das macht deutlich, dass E-Mails nur eine weitere Dokumentenart sind und deren Archivierung ein Bestandteil einer umfassenderen Aufgabenstellung ist. Generell müssen Unternehmensinhalte sinnvoll erfasst, kategorisiert, Geschäftsprozessen zugeordnet und in ihrem Lebenszyklus basierend auf Geschäftsregeln verwaltet werden. E-Mail-Archivierung ist ein elementarer Bestandteil von Enterprise Content Management und nur in diesem Kontext vernünftig einzusetzen.
(Stefan Pfeiffer, Marketing Manager ECM, IBM Deutschland GmbH)