Hansgrohe AG - E-Mail-Flut bewältigen

Übersicht

Herausforderung

• Schnelle und gesetzeskonforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
• Schnelle Suche über großen Datenbestand
• Integration in die vorhandene Systemlandschaft

Produkte

• IBM Content Manager
• IBM Commonstore
• IBM E-Mail Search für Commonstore

Kundennutzen

• Konformität mit rechtlichen Erfordernissen
• Hohe Prozessintegration
• Schnelle Recherche nach vielfältigen Suchlogiken
• Keine Beeinträchtigung in der täglichen Nutzung

Mit neun Fertigungsstätten auf drei Kontinenten und ertriebsgesellschaften in 25 Ländern gehört die Hansgrohe AG (www.hansgrohe.com) mit Sitz in Schiltach im Schwarzwald zu den wenigen Global Playern der Sanitärbranche. Die Innovationen des 1901 gegründeten Unternehmens haben der Entwicklung des Bads immer wieder wichtige Impulse gegeben und Trends gesetzt. Weltweit steht die Hansgrohe AG mit ihren vier Marken Hansgrohe, Axor, Pharo und Pontos heute für moderne, design-orientierte Badlösungen und innovative sanitärtechnische Produkte.

Angesichts des im Zuge der Globalisierung steigenden Kosten- und Wettbewerbsdrucks begreift die Hansgrohe AG ihre Innovationskraft als entscheidenden Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Entsprechend investiert das Unternehmen kontinuierlich in Forschung, Entwicklung und Produktion, um durch Innovationen in Technologie und Design sowie eine große Wertschöpfungstiefe konsequent die Produktqualität weiter zu verbessern. Im Geschäftsjahr 2006 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 569 Mio. Euro. Weltweit beschäftigt die Hansgrohe AG mehr als 3.100 Mitarbeiter, davon zwei Drittel im Inland.

Die Herausforderung

Im Jahre 2003 erwarb die US-amerikanische Masco Corporation die Mehrheit an der Hansgrohe AG. Die Führung des traditionsreichen Konzerns liegt weiterhin beim bisherigen Vorstand unter der Leitung von Klaus Grohe.

Mit der Mehrheitsbeteiligung der an der New York Stock Exchange gelisteten Masco Corporation unterliegt die Hansgrohe AG den Compliance-Anforderungen des US-amerikanischen Sarbanes-Oxley-Act (SOX) nach revisionssicherer E-Mail-Archivierung. Diese besagen, dass E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt sind. Unternehmen sind daher zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und diese müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein. Die Anforderungen sind also enorm und ohne entsprechende Hilfswerkzeuge nicht zu handhaben.

Um dem "Compliance"-Druck und der ständig steigenden Flut von E-Mails wirksam begegnen zu können, machte sich Hansgrohe daher im Herbst 2005 auf die Suche nach einer effektiven E-Mail-Archivierunglösung.

Die IBM Lösung

Zu diesem Zeitpunkt waren nur wenige Lösungen auf dem Markt, die den hohen gesetzlichen Anforderungen an eine effektive E-Mail-Archivierung entsprechen konnten. Zur Auswahl standen Lösungen verschiedener Anbieter, u.a. von OpenText und Group Technologies. Umfangreiche Testläufe führten jedoch zu wenig zufrieden stellenden Ergebnissen. Die durchschnittlichen Archivierungszeiten pro E-Mail beliefen sich zwischen 11 Sekunden und 1.3 Sekunden – zu lange, um der Datenmenge Herr zu werden. "Das tägliche Datenaufkommen beläuft sich bei Hansgrohe weltweit auf rund 100.000 E-Mails", erläutert Matthias Ratz, Teamleiter/Head of IS Groupware, Hansgrohe AG. "Nach Abzug von Spam müssen davon etwa 35.000 bis 40.000 E-Mails archiviert werden. Dies entspricht einer Datenmenge von drei bis fünf Gigabyte pro Tag."

Gefordert war eine Lösung, die den steigenden Anforderungen auch in Zukunft gewachsen sein würde – bei einer Datenaufbewahrungszeit von 10 Jahren. Sowohl die Datenbank als auch der Index sollten so klein wie möglich sein. Neben der Performance und Funktionalität musste auch ein administrationsarmer Betrieb gewährleistet sein.

Mit diesem Anforderungskatalog wandte sich die Hansgrohe AG im Herbst 2006 an seinen langjährigen Technologiepartner IBM, mit dem das Unternehmen seit 1980 eng verbunden ist. Laut Matthias Ratz konnte die von IBM präsentierte Lösung basierend auf IBM Content Manager und Commonstore mit E-MailSearch voll und ganz überzeugen. Die Lösung deckte alle Anforderungen ab und entsprach in jeder Hinsicht den Ansprüchen an eine effiziente E-Mail-Archivierungslösung. Besonders überzeugte die Geschwindigkeit mit der E-Mails archiviert und indiziert werden können.

"IBM ermöglicht uns die schnelle und effiziente Archivierung aller weltweiten E-Mails bei einer durchschnittlichen Archivierungszeit von 0,3 Sekunden pro E-Mail", kommentiert Matthias Ratz.

Der Nutzen

Nach erfolgreich abgeschlossenem POC (Proof of Concept) ist die Live-E-Mail-Archivierung seit Juli 2007 produktiv im Einsatz – bei 2.000 Lotus Domino Usern weltweit. Die Lösung läuft auf einem IBM xSeries 366 Server unter Windows 2003 Enterprise Server mit einer DB2 Datenbank, einer IBM TSM Anbindung und IBM DR550 für die revisionssichere Archivierung der E-Mails.

Alle E-Mails werden heute schnell und gesetzeskonform archiviert. Über die hochperformante Suche können gesuchte Inhalte zielgerichtet gefunden und bei Bedarf im Originalformat exportiert werden. Die gesamten E-Mail-Daten der Hansgrohe AG werden zentral in Schiltach archiviert. Dies betrifft sowohl ein- und ausgehende E-Mails als auch alle internen elektronischen Nachrichten innerhalb der Zentrale in Schiltach oder einer der Tochtergesellschaften und zwischen den Gesellschaften. Eingehende E-Mails durchlaufen zunächst die E-Mail Hygiene wie Anti-Virus und Anti-Spam. Mittels eines Crawler-Prozesses werden die zu archivierenden E-Mails markiert. Danach werden die Nachrichten archiviert, dem jeweiligen Empfänger zugestellt und aus dem zentralen Mailjournal gelöscht. Durch intelligente Replizieralgorithmen werden alle E-Mails der Tochtergesellschaften nach Schiltach repliziert bzw. eingehende Nachrichten dorthin, wo sie benötigt werden d.h. auf den Landesserver des entsprechenden Nutzers.

Alle E-Mails werden volltextindiziert. Die Indizes werden in die DB2 Datenbank geschrieben und die Originaldaten im revisionssicheren Archiv IBM DR550 abgelegt. Der aktuelle Datenbestand beläuft sich derzeit auf circa 6 Millionen E-Mails.

Aussicht
Parallel zur Live-E-Mail-Archivierung läuft die Altdatenmigration, die bereits im April 2007 startete und voraussichtlich Anfang 2008 abgeschlossen sein wird. IBM CommonStore archiviert und indiziert zeitgesteuert aktuelle E-Mails sowie Altdaten-E-Mails. Alle elektronischen Nachrichten werden beim Archivieren komprimiert. Per Single Instance Store reduziert sich der Speicherbedarf nochmals.

E-MailSearch protokolliert alle -auch lesende- Zugriffe der beiden zugangsberechtigten Administratoren und erlaubt eine schnelle Recherche nach vielfältigen Suchlogiken. Suchabfragen können gespeichert und jederzeit wieder aufgerufen werden. Auf Teilbreiche kann einem externen Prüfer Zugriff gewährt werden. Auch diese Zugriffe werden protokolliert. Zur Recherche ist ein Webbrowser im Einsatz.

Matthias Ratz ist von der neuen IBM Lösung überzeugt: "Trotz der dynamisch wachsenden Datenmengen können wir die E-Mail-Archivierung heute schnell und effizient bewältigen. Mit IBM ist die revisionssichere Archivierung im Kontext der Geschäftsprozesse gewährleistet."

E-Mail-Management und -Archivierung